Administrasi Kearsipan

Diposting pada

Pengertian Administrasi Kearsipan

Administrasi Kearsipan adalah penyelenggaraan administrasi atau penatalaksanaan kearsipan yang memperlancar lalu-lintas surat-menyurat keluar dan masuk. Kearsipan adalah kegiatan yang berkenam dengan pengurusan arsip-arsip, baik arsip dinamis maupun arsip statis.

Administrasi-Kearsipan


Kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang meliputi: penyimpanan “sorting”, penempatan “placing” dan penemuan kembali “Mulyono, dkk 1985:3”.


Fungsi Kearsipan

Arsip berfungsi sebagai penyelenggaraan kegiatan administrasi kantor dimana berdasarkan fungsinya dibedakan menjadi dua bagian yaitu:


  1. Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan dalam perencaan, pelaksanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dibagi menjadi dua yaitu:

  • Arsip dinamis aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan secara terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan untuk pengelolaan dari suatu organisasi/kantor.
  • Arsip dinamis In Aktif yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara terus menerus atau frekwensi penggunaannya adalah jarang atau hanya digunakan referensi saja.

  1. Arsip Statis

Adalah arsip yang digunakan secara langsung untuk perencanaan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk pelaksanaan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggung jawaban nasional bagi pemerintahan dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.


Perlindungan Arsip

Perlindungan arsip adalah usaha untuk melindungi arsip dari berbagai kemungkinan yang terjadi “kejadian, peristiwa, perbuatan, serangan hama pemakan/perusak arsip” sehingga arsip tidak aman “hilang, rusak dan sebagainya”.


Tujuan perlindungan arsip ialah mengadakan penjagaan agar arsip-arsip:

  1. Tidak hilang
  2. Tidak jatuh ke tangan-tangan orang yang tidak bertanggung jawab
  3. Tidak disalahgunakan oleh orang-orang atau pihak-pihak tertentu untuk mencari keuntungan/kepentingan pribadi
  4. Tidak cepat/mudah rusak

Penyimpanan Arsip

Penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan:

  • Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan
  • Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah
  • Pengambilan arsip ke tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah

Pengawetan Arsip

Usaha pengawetan arsip dapat dilakukan dengan berbagai macam cara misalnya:

  1. Reproduksi dan fotografi
  2. Restorasi dan penjili dan arsip
  3. Laminasi arsip

Usaha-usaha untuk melindungi arsip seperti diatas selama arsip tersebut masih bersifat dinamis, menjadi tanggung jawab dan kewajiban masing-masing organisasi pencipta arsip yang bersifat statis menjadi tanggung jawab dan wewenang arsip nasional Republik Indonesia.


Jenis-Jenis Admistrasi Kearsipan

Berikut ini terdapat beberapa jenis-jenis admistrasi kearsipan, terdiri atas:


  • Sistem alfabet

adalah sistem pengarsipan di mana dokumen yang akan disimpan disusun menurut abjad dari huruf a hingga z. Agar dapat disusun dalam urutan abjad, skrip harus diklasifikasi terlebih dahulu berdasarkan nama orang atau nama agensi atau nama organisasi lain. Agar sistem ini dapat diimplementasikan dengan benar, aturan yang jelas harus ditetapkan atau ditetapkan oleh lembaga terkait.


  • Sistem geografis

Ini adalah sistem kegiatan di mana dokumen-dokumen tersebut diatur oleh wilayah (wilayah). Sistem ini banyak digunakan oleh lembaga yang memiliki unit organisasi di beberapa daerah. Saat menerapkan sistem ini, seorang arsiparis pertama-tama dapat memilih berdasarkan wilayah. Sub-kelompok kemudian diatur sesuai dengan nama agensi.


  • Sistem kronologis

Sistem kronologis, yaitu naskah yang disusun setelah tanggal yang ditentukan dalam setiap dokumen, terlepas dari masalah yang disebutkan dalam dokumen. Sistem Crony-Ogis biasanya digunakan untuk penerimaan yang membutuhkan sejumlah waktu untuk menyelesaikannya, mis. B. untuk masalah penagihan dengan tanggal jatuh tempo yang tetap.


  • Sistem bilangan

Ketika sistem ini digunakan, setiap skrip diberi nomor seri yang dimulai pada nomor satu dan seterusnya. Sistem ini biasanya disebut sebagai sistem pengisian tidak langsung karena arsiparis harus mengelompokkan dokumen yang tersedia sesuai dengan masalah sebelum memasukkan nomor dan kemudian memasukkan nomor setelahnya.


  • Sistem subjek

Sistem subjek adalah sistem di mana sistem pengisian filer harus membagi dokumen yang ada sesuai dengan masalahnya. Jadi langkah-langkahnya sama dengan langkah-langkah dalam sistem angka. Satu-satunya perbedaan adalah bahwa fokus kegiatan adalah pada masalah pengelompokan daripada penomoran.


Demikianlah pembahasan mengenai Administrasi Kearsipan – Pengertian, Fungsi, Perlindungan, Penyimpanan, Pengawetan dan Jenis semoga dengan adanya ulasan tersebut dapat menambah wawasan dan pengetahuan kalian semua,,terima kasih banyak atas kunjungannya. 🙂 🙂 🙂


Baca Juga: