Arsip adalah

Diposting pada

Arsip adalah – Pengertian, Fungsi, Syarat, Jenis, Peranan, Nilai Guna, Sistem & Prosedur – Untuk pembahasan kali ini kami akan mengulas mengenai Arsip yang dimana dalam hal ini meliputi pengertian, fungsi, syarat, peranan, nilai guna, sistem dan prosedur, nah agar lebih dapat memahami dan dimengerti simak ulasan selengkapnya dibawah ini.

Arsip-adalah

Pengertian Arsip

Arsip adalah setiap catatan “record atau warkat” yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas “kartu, formulir”, kertas film “slide, film-strip, mikro film”, komputer “pita tape, piringan, rekaman, disket”, kertas photocopy dan lain-lain.


Sesuai dengan perkembangan kemajuan peralatan data dan informasi yang sudah sampai kepada era komputerisasi, maka arsip masa kini dapat terekam pada kertas, kertas film “celluloid” dan media komputer “disket, pita magnetik dan sebagainya”.

Baca Juga Artikel yang Mungkin Terkait : “Administrasi Kearsipan” Pengertian & ( Fungsi – Perlindungan – Penyimpanan – Pengawetan )


Menurut Undang-Undang No.7 tahun 1971, pengertian arsip adalah “Depkes, 1971:43”

  1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
  2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan Swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Menurut Sedarmayanti (2003 : 49) dalam pengarsipan hal-hal yang harus diperhatikan yaitu :

  • Sistem penataan arsip yang dipilih dan diterapkan harusmudah, supaya bukan hanya dimengerti oleh satu orang saja, melainkanjuga dapat dimengerti pegawai lainnya.
  • Pemeliharaan dan penjagaan arsip. Berdasarkan sistem yang digunakan,arsip harus dipelihara dan dijaga dengan baik, agar nantinyamemungkinkan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat.
  • Menjamin Keamanan. Arsip harus terhindar dari kerusakan, pencurian danharus aman dari bahaya air, api, gangguan dari binatang, udara yanglembab dan lain-lain, sehingga penyimpanannya harus ditempat yangbenar-benar aman dari segala gangguan.
  • Penempatan arsip. Hendaknya diusahakan pada tempat yang strategis,agar mudah untuk menjangkaunya.
  • Sistem yang digunakan harus fleksibel : maksudnya harus memberikankemungkinan adanya perubahan-perubahan dalam rangka penyempurnaandan efektifitas kerja.
  • Petugas arsip. Petugas arsip atau yang biasa disebut dalam bidang arsipyaitu Arsiparis, perlu memahami pengetahuannya di bidang arsip.
  • Mengadakan pengontrolan arsip. Agar dapat memahami seluruh mediainformasi yang ada dan mengajukan surat untuk mengadakan penyusutanserta pemusnahan arsip.

Fungsi Arsip

Menurut Undang-Undang No 7 tahun 1971 disebutkan bahwa fungsi arsip dibagi menjadi dua golongan yaitu :


  1. Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalamperencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggraan administrasi negara.


  1. Arsip Statis

Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsunguntuk perencanaan, penyelenggraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Baca Juga Artikel yang Mungkin Terkait : Proses Pengambilan Keputusan


Berdasarkan nilai yang senantiasa berubah yang dipakai sebagai kriteria untuk arsip dinamis, sebenarnya arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi:

  • Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasi/kantor.
  • Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.
  • Arsip in-aktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus-menerus, atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja.
  • Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kegiatan maupun untuk penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam rangka penyelenggaraan kehidupan kebangsaan ataupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.  Arsip ini tidak lagi berada pada organisasi atau kantor pencipta arsip tersebut akan tetapi berada di Arsip Nasional Republik Indonesia (ARNAS).

Untuk menjalankan fungsi-fungsi tersebut dengan baik, maka petugas penata arsip mempunyai kewajiban terhadap:

  1. Penyimpanan berkas surat dinas.
  2. Pemeliharaan dan pengendalian berkas surat dinas.
  3. Penyusutan dan pemusnahan berkas surat dinas yang sudah tidak diperlukan lagi.
  4. Penemuan kembali berkas dinas yang disimpan.

Syarat Arsip

Arsip adalah himpunan lembaran tertulis, catatan-catatan tertulis yang disebut warkat, yang harus memenuhi 3 syarat, yaitu:

  • Merupakan kumpulan warkat,
  • Mempunyai nilai guna,
  • Disimpan menurut sistem tertentu,
  • Apabila diperlukan dapat ditemukan secara tepat dan cepat.

Jenis-Jenis Arsip

Berikut ini terdapat beberapa jenis-jenis arsip, terdiri atas:


1. Berdasarkan dari kepentingannya

Terdiri atas:

  1. Vital record (warkat sangat penting), yaitu warkat yang mempunyai nilai sangat penting bati suatu organisasi atau instansi, untuk itu warkat jenis ini perlu disimpan secara terus menerus (abadi) selama organisasi itu masih berdiri.
  2. Important record (warkat penting), yaitu warkat yang mempunyai kegunaan besar untuk suatu jangka waktu yang cukup lama (3 tahun keatas) untuk itu warkat jenis ini perlu disimpan secara tertib, misalnya Surat Perjanjian Sewa-menyewa dan lain-lain.
  3. Useful record (warkat berguna), yaitu warkat yang mempunyai kegunaan biasa untuk jangka waktu biasa, untuk itu warkat jenis ini perlu disimpan sesuai dengan daftar retensinya (lama penyimpanan), biasanya di berbagai organisasi/instansi jenis warkat ini paling banyak jumlahnya, contoh surat-surat kantor pada umumnya.
  4. Non essential record (warkat tidak penting), yaitu warkat yang kegunaannya menjadi habis setelah selesai dibaca.  Untuk warkat jenis ini tidak perlu disimpan dalam file, tetapi dapat langsung dimusnahkan atau cukup diingan isinya/dicatat dalam agenda harian.  Contoh: undangan rapat dan lain-lain.

2. Berdasarkan dari Fisiknya

Terdiri atas:

  • Arsip tertulis, yaitu wujud arsip berupa tulisan/tertulis misalnya surat dinas, akta, dan lain sebagainya.
  • Arsip visual, yaitu wujud arsip yang dapat dilihat berupa gambar, lukisan/ukiran/pahatan, seperti peta, relief, poster dan sebagainya.

Baca Juga Artikel yang Mungkin Terkait : Surat Niaga


3. Berdasarkan dari Isinya

Terdiri atas:

a) Financial record, adalah catatan-catatan mengenai masalah keuangan misalnya:

  1. Tata cara mengajukan kredit,
  2. Tata cara pembayaran uang,
  3. Jumlah uang yang harus dibayar,
  4. Tanggal pembayaran atau pelunasan hutang.

b) Inventory record, adalah catatan yang berhubungan dengan keadaan barang dagangan (goods) yang memuat antara lain:

  • Jumlah dan macam-macam persediaan barang,
  • Harga barang-barang tersebut,
  • Lokasi/tempat barang tersebut,
  • Keadaan fisik barang.

c) Personnel record, adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian, seperti catatan riwayat hidup, pengalaman kerja, konduite absensi pegawai.


d) Sales record, adalah catatan-catatan yang berisi informasi mengenai penjualan, misalnya:

  1. Mutu penjualan,
  2. Jumlah persediaan,
  3. Harga barang,
  4. Daerah pemasaran,
  5. Hasil penjualan,
  6. Prosedur penjualan.

e) Production record, adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah produksi, misalnya:

  • Jumlah barang yang dihasilkan,
  • Jenis barang yang dihasilkan,
  • Kualitas barang yang dihasilkan,
  • Jenis bahan baku yang dipergunakan,
  • Jenis bahan baku pembantu atau tambahan yang diperlukan,
  • Jenis alat (mesin proses produksi),
  • Laporan produksi.

4. Berdasarkan dari Pemiliknya

Terdiri atas:

a) Berasal dari lembaga pemerintahan, antara lain:

  • Arsip Nasional RI sebagai inti organisasi Lembaga Kearsipan Nasional yang selanjutnya disebut dengan Arsip Nasional Pusat (Arnaspus).
  • Arsip Nasional RI yang berada di masing-masing Daerah Tingkat I, yang selanjutnya disebut dengan Arsip Nasional Daerah (Arnasda)

b) Berasal dari instansi pemerintah/swasta:

  1. Arsip primer merupakan arsip asli, bukan merupakan salinan copy atau tembusan/tindasan,
  2. Arsip sekunder, adalah arsip yang berupa salinan, copy tembusan/tindasan,
  3. Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya (sentralisasi),
  4. Arsip unit adalah arsip yang penyimpanannya dilakukan oleh masing-masing unit di mana arsip tersebut dibuat (tersebat/desentralisasi).

5. Berdasarkan dari Fungsinya

Terdiri atas:

  1. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan dilingkungan unti pengolahan suatu organisasi.
  2. Arsip inaktif atau pasif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun dan pengelolaannya oleh unit sentral dalam suatu organisasi/instansi.
  3. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus bagi organisasi/instansi, namun dipergunakan untuk kepentingan masyarakat umum/negara karena bernilai kebangsaan dan hanya dipergunakan sebagai referensi saja.

Baca Juga Artikel yang Mungkin Terkait : Manajemen Organisasi


Peranan Arsip

Oleh karena pengertian inti arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis, maka peranan arsip adalah sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi. Sebagai sumber informasi maka arsip akan dapat membantu mengingatkan petugas yang lupa mengenai sesuatu masalah.


Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat/mengambil keputusan secara tepat mengenai sesuatu masalah yang sedang dihadapi.


Nilai Guna Arsip

Nilai guna arsip adalah nilai keguanaan yang terkandung di dalam arsip yang didasarkan atas kepentingan pengguna arsip itu sendiri.


Berikut ini ada beberapa pendapat mengenai nilai guna arsip antara lain sebagai berikut:

  1. Menurut Vernoon B. Santen

Bahwa nilai guna arsip atau warkat tercakup dalam akronim ALFRED:

A = Administrative Value (nilai guna di bidang Administrasi), misalnya surat dinas, formulir dan sebagainya.

L = Legal Value (nilai guna di bidang Hukum), misalnya Akta Jual beli Tanah, surat kuasa dan sebagainya.

F = Fiscal Value (nilai guna di bidang keuangan), misalnya cek, kuitansi, bilyet, giro, dan sebagainya.

R = Research Value (nilai guna di bidang Penelitian), misalnya karya tulis, skripsi, tesis, desertasi, dan sebagainya.

E = Educational Value (nilai guna di bidang Pendidikan), misalnya ijasah, buku rapor, daftar nilai, dan sebagainya.

D = Documentary Value (nilai guna di bidang Dokumentasi), misalnya naskah perjanjian asli dan sebagainya.


  1. Menurut Ensiklopedia Administrasi

Pada pokoknya, sesuatu warkat mempunyai 4 (empat) keguanaan yaitu sebagai berikut:

  • Guna Informatoris, yakni memberikan suatu keterangan tentang suatu hal atau peristiwa.
  • Guna Yuridis, yakni menjadi bahan pembuktian dalam proses pengadilan.
  • Guna Historis, yakni menggambarkan keadaan atau peristiwa pada masa lampau, agar tidak terlupakan sepanjang masa sebagai peristiwa sejarah.
  • Guna Ilmiah, yakni sebagai catatan hasil-hasil pemikiran seorang sarjana/penemuan-penemuan sesuatu Eksperimen Ilmiah.

  1. Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia

Ditinjau dari kepentingan pengguna arsip, nilai guna arsip dapat dibedakan menjadi:

a). Nilai guna primer, yaitu nilai guna arsip berdasarkan kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi pencipta arsip.  Nilai guna primer meliputi:

  • Nilai guna administrasi, adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada keguanaan bagi pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.
  • Nilai guna hukum, adalah nilai guna arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.
  • Nilai guna keuangan, adalah arsip yang mempunyai nilai guna keuangan yang berisikan hal ihwal lyang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
  • Nilai guna ilmiah dan teknologi, adalah nilai guna arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat hasil penelitian murni atau penelitian terapan.

b). Nilai guna sekunder, yaitu nilai guna arsip berdasarkan pada keguanaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi lain atau untuk kepentingan umum.  Arsip nilai guna sekunder meliputi:

  • Nilai guna kebutuhan, adalah jika dalam arsip itu terkandung fakta dan keterangan yang digunakan untuk menjelaskan tentang lembaga/instansi tersebut diciptakan, dikembangkan diatur fungsi dan kegiatannya.
  • Nilai guna informasional, adalah jika dalam arsip, isi dan informasi yang ada di dalamnya mengandung berbagai kepentingan penelitian dan sejarah tanpa dikaitkan dengan lembaga/instansi pencipta arsip kegiatannya.
  • Dari beberapa pendapat diatas jika diambil kesimpulan, maka nilai guna arsip atau warkat yaitu administrativelegal, fiscal, research, dan documentary.

Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan.


Sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah penyimpanan berdasarkan kata-tangkap “caption” dari warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang disusun menurut urutan tertentu. Pada dasarnya ada dua jenis urutan, yaitu urutan abjad dan urutan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad adalah sistem mana “sering disebut sistem abjad”, sistem geografis dan sistem subjek. Sedangkan yang berdasarkan urutan angka adalah sistem numerik, sistem kronologis dan sistem subjek numerik.


Pada umumnya sistem penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan yang standar adalah sistem abjad, sistem numerik sistem geografis dan sistem subjek “Amsyah, 2008:71”.


Prosedur Penyimpanan Arsip

Prosedur penyimpanan adalah langka-langka pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. Ada dua macam penyimpanan yaitu penyimpanan warkat yang belum selesai proses “File pending” dan penyimpanan warkat yang sudah di proses “File Tetap”.

Baca Juga Artikel yang Mungkin Terkait : Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli


  1. Penyimpanan Sementara “File Pending”

File pending atau file tindak lanjut “follow-up file” adalah file yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu warkat selesai diproses. File ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk tiga bulan. Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal yang meliputi 31 map bulan-bulan yang sedang berjalan, 31 map bulan berikutnya dan 31 map bulan berikutnya lagi.


Pergantian bulan ditunjukkan dengan pergantian penunjuk “guide” bulan yang jumlahnya 12. Warkat yang dipending sampai waktu tertentu misalnya dapat dimasukkan dalam map dibawah bulan dan tanggal yang dikehendaki. Sesudah selesai diproses barulah warkat yang dipending itu disimpan pada file penyimpanan. File pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari lemari arsip “filing cabinet” yang dipergunakan.


  1. Penyimpanan Tetap “File Permanen”

Umumnya kantor-kantor kurang memperhatikan prosedur atau langkah-langkah penyimpanan warkat. Memang pengalaman menunjukan bahwa banyak dokumen atau warkat yang hilang pada prosedur permulaan, sedang kalau sudah sampai ke penyimpanan, kecepatan penemuan dokumen memegang peranan. Dan kecepatan ini banyak tergantung kepada sistem yang dipergunakan, peralatan dan petugas filing.


Demikianlah pembahasan mengenai Arsip adalah – Pengertian, Fungsi, Syarat, Jenis, Peranan, Nilai Guna, Sistem & Prosedur semoga dengan adanya ulasan tersebut dapat menambah wawasan dan pengetahuan kalian semua,, terima kasih banyak atas kunjungannya. 🙂 🙂 🙂

Mungkin Dibawah Ini yang Kamu Butuhkan